Outlook permet de répondre à un message avec une invitation de réunion. C’est assez pratique quand un sujet particulier poppe à partir d’échanges et que cela doit être traité de manière synchrone avec plusieurs personnes.

Il y a une autre fonction que je cherchais depuis longtemps : c’est répondre à une réunion par une autre réunion. C’est particulièrement intéressant quand on a des réunions ponctuelles que l’on doit prolonger à une autre date. Il existe les réunions selon un rythme fixe (hebdomadaire, quinzomadaire, mensuelle, …) ; mais parfois le rythme n’est pas connu à l’avance.
C’est particulièrement intéressant justement sur les sujets particuliers qui poppent. Alors quand un CR est rédigé ma méthode dans ce cas est : « répondre à tous » à partir de la réunion, envoyer le CR, puis « répondre avec une réunion » à partir du message du CR. (En plus cela permet de garder tout l’historique : si on a fait cela de manière rigoureuse, seul le dernier CR est à archiver.)

Mais parfois il n’y a pas de CR. MAIS j’ai trouvé 💡! une solution :-)

1. À partir de la réunion, faire un « répondre à tous »,
2. Enregistrer le message vide en tant que brouillon (puis fermer la fenêtre d’édition du message),
3. Dans le dossier du brouillon (ce n’est pas possible à partir de la fenêtre du message), faire un « répondre avec une réunion »,
4. « ET PAF! ça fait des Chocapic! »

Cette astuce est intéressante à 3 points de vue :

• c’est pratique, plutôt que créer une réunion ex nihilo
• cela permet de se passer de recopier la liste des destinataires, car le copier-coller pour cela n’est pas toujours aisé, pour ne pas dire est laborieux
• l’historique est gardé, notamment l’avancement du traitement des ordres du jour.