Je ne sais pas ce que ça vaut mais cela donne un début de réflexion :

Les documents applicables définissent les documents qui seront créés pendant la vie du projet.
Les documents de référence sont les documents qui ne sont pas créés durant le projet, mais sur lesquels les documents applicables s’appuient.

Et ici : http://www.in2p3.fr/actions/formation/ConduiteProjet07/Glossaire.pdf :

Document applicable (applicable document) : document qui doit être impérativement appliquée pour une tâche donnée.
Document de référence (reference document) : document utilisé en tant que référence bibliographique pour le document qui le cite.